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Retenção de alunos: saiba tudo sobre e como aplicar

A retenção de alunos é um tema presente nos processos de gestão escolar e deve ser considerada sob quaisquer aspectos por administradores, gestores e diretores. Reter alunos significa manter um padrão de qualidade e desempenho que toda instituição quer deter.

Foi pensando em tudo isso que nós, do Edify, reunimos este guia completo com tudo o que você precisa saber sobre a retenção de estudantes na sua escola. Além de explicar o conceito teórico e prático, mostraremos a importância e dicas de como incluir estratégias para retenção de alunos na rotina organizacional da sua escola.

Continue lendo e fique por dentro!

Afinal, o que é retenção de alunos e como funciona?

A retenção de alunos nada mais é do que a arte de manter a mesma – ou quase a mesma – quantidade de alunos matriculados dentro de um período de tempo. Na prática, quanto menos alunos forem “perdidos”, melhor é para a saúde financeira e a reputação de uma escola.

Para ser efetivo, os gestores e administradores da instituição devem aplicar algumas boas práticas para que os estudantes completem seu processo de ensino na instituição. Com essa breve definição, conseguimos pensar sobre as vantagens de ter um bom percentual de retenção de estudantes, mas falamos mais sobre o assunto no tópico a seguir. Confira!

A importância de reter alunos para as instituições

Apesar de extremamente importante, conseguimos resumir as vantagens de reter estudantes em 3 principais tópicos:

  1. aumento da qualidade do ensino e bom desenvolvimento dos estudantes;
  2. melhora na reputação e credibilidade da escola – otimizando, também, o percentual de ganho de alunos;
  3. equilíbrio sobre a saúde financeira da organização.

As 4 dimensões da retenção de estudantes

Dizemos que a retenção de alunos é dividida em dimensões justamente porque cada uma tem objetivos e deveres específicos dentro do tema. Mais do que isso, as dimensões “justificam” algumas possíveis causas da perda de matrículas.

Entendendo essas razões, fica mais fácil compreender o que pode ser feito para reverter a situação. Entenda cada uma delas a seguir:

Dimensão financeira

Tem como objetivo principal acompanhar a situação do aluno no que se refere aos pagamentos, inadimplências e por aí vai. Quando falamos sobre retenção de estudantes, estamos falando, também, sobre a realidade econômica de cada um, buscando entender de perto diferentes situações financeiras dentro de uma escola.

Dimensão acadêmica

Neste caso, é preciso se atentar às questões que envolvem a qualidade de ensino e o aproveitamento de cada aluno, como frequências e notas. Quantos estudantes e responsáveis você já conheceu que desistiram de uma ou mais matrículas devido às notas baixas ou por estarem insatisfeitos com o ensino ofertado, por exemplo?!

Dimensão geográfica

A dimensão geográfica trabalha diretamente com o tempo e a distância entre a escola e a casa dos estudantes, considerando que esse, também, é fator que colabora diretamente com a “desistência” de estudantes e responsáveis pela matrícula.

Dimensão comportamental

Como o próprio nome sugere, a dimensão comportamental está ligada à supervisão de comportamento de cada aluno, qual seu posicionamento e sua interação com outros estudantes, professores e supervisores.

Imagem explicando as 4 dimensões da retenção de estudantes.

10 passos para melhorar a retenção de alunos na sua escola

Dentro do contexto de gestão escolar, garantir o sucesso do cliente envolve, principalmente, entender a jornada administrativa, pedagógica e emocional desse estudante (e de sua família).

É preciso desenvolver um olhar integrado desde a matrícula até a formatura e agir nos pontos em que existe risco de evasão. Para tanto, vamos começar com as 10 principais etapas para garantir a boa retenção de alunos na sua escola:

1. Conheça seus clientes e trabalhe com dados

Tratando de conhecer um estudante, primeiramente, devemos ter em mente o que cada um deles necessita para garantir uma jornada saudável, feliz e bem-sucedida na comunidade escolar. Para isso, é preciso entender a composição do seu núcleo familiar, como são essas relações, sua situação financeira, o motivo pelo qual escolheram essa escola (conveniência, metodologia, preço, crença) e quais atividades extracurriculares esse aluno realiza.

Aqui, o céu é o limite. Por outro lado, é importante que, assim que coletadas essas informações, elas sejam tabuladas e tenham acesso facilitado para que potenciais correlações sejam identificadas e ações sejam tomadas no tempo necessário. Um exemplo:

Se sabemos que o principal motivo de escolha da escola por uma família é a conveniência (proximidade da casa do aluno), uma mudança de residência geraria um alerta vermelho de evasão, que pode ser tratado com ações pontuais.

2. Mapeie o engajamento de cada estudante

Na sua visão, quais seriam os melhores indicadores preditivos de engajamento do aluno?

Podemos começar com presença nas aulas, suas notas, um relatório qualitativo dos professores sobre a postura do aluno em sala e sua participação ativa nas atividades propostas. Em seguida, também é importante acompanhar como cada um desses indicadores se comporta com o tempo para cada aluno individualmente, por turma, professor e ano escolar.

Um dos segredos aqui é uma tentativa de identificação de padrões e questões que, se tratadas, podem gerar um impacto positivo na retenção e na receita da escola. Por meio dos dados, podemos conseguir informações sobre um aluno que não tenha se adaptado a uma mudança de turma ou professor, por exemplo, antes que seja tarde demais.

Inclusive, o Edify tem um trabalho eficiente acerca da mensuração do aprendizado, dele fornecemos um dashboard com dados e estatísticas de cada aluno e turma. Saiba mais: Avaliação de alunos Edify.

3. Analise evasão e retenção por séries, grupamentos e seus motivos

O primeiro passo para resolver um problema de evasão é identificá-lo, de preferência, na raiz! Para tanto, precisamos entender em qual momento da jornada escolar perdemos mais alunos.

Em algumas escolas, a mudança do 5° ano para o 6° é um grande problema, em grande parte devido a uma mudança de expectativa dos pais para a faixa etária. Em outras escolas, é a mudança para o Ensino Médio. No entanto, será que existem outros problemas que não são visíveis a olho nu, porém perceptíveis pelos dados? Será que a evasão pode ser maior no horário da manhã do que à tarde? Vale a pena observar todos esses detalhes.

4. Faça um plano de ação para tratar pontos mais sensíveis

Identificada a raiz do problema, vamos às possíveis soluções que podem ser as mais diversas: mexer na grade horária, intercalar os horários dos recreios, melhorar o serviço de transporte e alimentação da escola e até formar os professores de um determinado ano escolar que esteja com problemas.

Para os mais frequentes picos de evasão, entre 5° e 6° anos e 9° e 1ª série do Ensino Médio, a extensão das horas de contato com a língua inglesa, por meio de Programas Bilíngues, Programas de High School e currículos de Programação, são soluções frequentemente usadas para incrementar a proposta de valor para alunos e responsáveis.

Existem diversos “remédios” diferentes para problemas diferentes. Muitas vezes, incrementar a proposta oferecida pela escola nos anos de maior evasão é uma alternativa.

O importante aqui é que se mantenha um trackeamento das mudanças e do comportamento dos dados, pois, quando implementamos muitas ações simultaneamente, podemos perder a noção das ações que funcionaram ou não.

Veja nossos programas de ensino bilíngue e fique por dentro!

Saiba mais sobre os programas Edify!

5. Traga os professores para o jogo

Nossa experiência reforça que o fator mais relevante no engajamento do estudante e na relação com os responsáveis é o professor. Dentro das muitas responsabilidades dele, reter alunos deve ser uma delas. É um processo de mudança de mindset essencial e até de mudança cultural em muitas instituições de ensino.

Há diversas formas de trazer um processo estruturado de retenção para o corpo docente: gamificando ou até com reconhecimento dos professores mais engajados na retenção dos seus alunos. No entanto, a existência de um processo administrativo estruturado – identificar alunos faltosos e desengajados para a coordenação –, tornando essa responsabilidade parte da rotina do educador, já se provou uma estratégia bastante eficaz.

6. Dê visibilidade à frequência e qualidade do atendimento receptivo

Como gestores, temos que lidar com todo tipo de questão operacional ao longo do dia e, muitas vezes, podemos nos distanciar da operação de atendimento na secretaria. A recepção de estudantes e responsáveis é um excelente termômetro da operação escolar, especialmente da qualidade da comunicação entre escola e família.

A coleta de dados volta a aparecer aqui (sim, dados, dados, dados!) como fonte de informação para tomada de decisão. Qual é a ferramenta de comunicação mais utilizada na relação com pais? Quantas ligações recebemos diariamente, a que se referem, como conseguimos ter mais visibilidade dos pontos de dor que podem vir a desgastar a minha relação com meus clientes?

Veja mais sobre o assunto no nosso post: Como elaborar uma campanha de matrículas efetiva com toda a equipe escolar.

7. Promova momentos “uau!” com estudantes e responsáveis

O setor de Educação Básica é maravilhoso para momentos de encantamento com pais e responsáveis! No calendário escolar anual, já nos preparamos para esses momentos “uau!”, com festas sazonais, feiras literárias, exposições dos alunos, feiras de ciências, encerramento do ano escolar, formatura e a lista continua!

O conceito do momento “uau!” é exatamente o que parece: é aquele momento em que ouvimos essa incrível interjeição dos responsáveis da escola. A verdade é que nós já sabemos fazer isso muito bem! A provocação aqui é levarmos esses momentos para um próximo nível: o nível da personalização, pois, quando falamos de renovação e retenção, ganhamos o jogo quando agimos em cada aluno individualmente.

8. Faça campanhas atrativas de renovação de matrícula

Chegada a época de renovação de matrículas, vale sempre a reflexão sobre a proposta de valor e a atratividade do pacote proposto aos responsáveis. Viemos de um longo caminho de descoberta dos fatores que atraem o seu público de pais e alunos e agora é a hora de chegar aos corações.

Que tal despertar o interesse dos alunos em relação ao próximo ano, às novidades que os esperam antes mesmo de entrar em contato com os pais? Refletir com a equipe sobre formas de trazer inovação para o processo de rematrícula é fundamental, pois não podemos esperar resultados melhores, ano após ano, usando as mesmas táticas.

9. Tenha tratamentos pontuais de cancelamentos

Todas as estratégias acima são proativas aos cancelamentos, na tentativa de tratar as questões anteriores à evasão. No entanto, sabemos que dificilmente eliminaremos, com os pontos acima, os cancelamentos advindos de problemas financeiros nas famílias – e que esses serão bastante comuns em momentos de crises financeiras.

Nesse cenário, a concessão de descontos para retenção dos alunos deve ser tratada caso a caso, sempre tendo claro o limite ao qual podemos ir para garantir que sua proposta de valor seja preservada mesmo em momentos de crise. Caso contrário, estaremos expostos ao risco de desconstruir aquilo que garantiu o sucesso da instituição até o momento. Como gestores, ter consciência do que não vamos comprometer, mesmo em tempos difíceis, é garantir a sustentabilidade das nossas instituições.

10. Comunique as ações e estratégias para a equipe da escola

Esse é, talvez, o passo mais importante. Quaisquer que sejam os passos definidos como essenciais para a sua escola, é muito importante que a comunicação entre gestores, funcionários, secretaria e professores seja coesa e precisa. Se um dos focos de gestão para o futuro da instituição, seja em momentos difíceis ou não, é a retenção de alunos, isso deve estar claro em todos os níveis de atendimento e relacionamento com os clientes.

A criação de uma cultura de encantamento não é a mesma para todos, é cheia de experimentação, erros e acertos. Por fim, é importante destacar que a retenção de alunos é uma responsabilidade coletiva da instituição, e não apenas da gestão. Sempre que possível deve ser um desafio compartilhado com a equipe escolar, pois essa conquista deve ser de todos.

Gostou do nosso conteúdo? Entre em contato conosco e entenda como podemos ajudá-lo a aumentar sua retenção de alunos.

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