Gestão Financeira Escolar: Como ter um Plano de Negócios bem definido

Falar sobre planejamento financeiro pode ser um tanto desconfortável para muitas pessoas, mas quando você tem um negócio, é mais do que essencial dominar esse assunto. Você talvez se pergunte como ter um plano de negócios que reflita os pontos fortes e fracos da sua empresa. Nesse artigo você vai entender melhor a importância do Plano e o que você deve considerar na elaboração do seu.

Aproveite o reaquecimento da economia para preparar o seu Plano

Em recente entrevista ao site Mercado & Consumo, o empresário Abílio Diniz, disse:

“É preciso estar atualizado. Mas a pessoa tem de estar sempre aberta para aprender. O mundo hoje caminha numa velocidade extraordinária. Você tem de estar muito disposto a aprender e a usar esse aprendizado naquilo que você faz. Quem não faz isso, evidentemente, fica para trás (…) O crescimento do PIB está sendo revisado todos os dias. Antes, era esperado um crescimento do PIB de 3,5% [para 2021], depois de 3,8%, depois de 4%, e hoje o mais possível é que fique em torno de 5% ou mais. Tomara que isso aconteça porque a coisa mais importante que precisa ocorrer agora é gerar emprego.” 

Essa abordagem tão recente traça uma parte do Cenário 2021/2022 que se aproxima rapidamente, no qual a Bolsa de Valores vem atingindo números recordes, o dólar opera com viés de baixa e o emprego formal ou informal, com novos negócios e empreendedorismo, em ritmo de retomada. 

Vários segmentos da economia vêm apresentando números positivos. Existem demandas reprimidas no setor de comércio, indústria e turismo, entre outros. O agronegócio segue gerando empregos e riqueza para o país. Os mercados procuram novos fornecedores, tecnologias e mão de obra especializada. 

Nesses cenários, as empresas, incluindo as escolas, precisam construir os seus planos. Passamos recentemente por uma severa crise econômica e, neste momento, vivemos uma outra por causa da Covid-19. 

O desemprego e o desaquecimento dos investimentos, que já afetavam os nossos negócios, atingiram índices inimagináveis durante a pandemia. A boa notícia é que temos um horizonte bem diferente e positivo em curto prazo. Essa visão é importante, porque no segmento de escolas a “renda” e a “saúde” da população foram fatores críticos, e a sua retomada é o ponto de partida para a retomada desse setor.

Com essa retomada, as famílias, mais estáveis nas questões de saúde e emprego, se sentem seguras para reconduzir os seus filhos e netos para as instituições de referência nos bairros e cidades, que pode ser a sua escola.

O desafio agora é construir planos profissionais, que estabilizem os negócios, e investimentos que garantam a volta desses alunos, mas também de outros novos que escolherão excelência e qualidade diferenciadas em suas regiões. 

O que seu Plano de Negócios deve ter?

Para que você tenha segurança neste período de retomada de não perder as oportunidades na região, é essencial a construção de um Plano de Negócios que em sua essência descreverá que objetivos macros pretende atingir a curto e médio prazo, numa visão restrita neste momento para 2021/2022. 

Suponhamos que o objetivo seja recuperar a mesma quantidade de alunos de 2013. O Plano será uma síntese de que ações são necessárias, a ordem em que serão tomadas, quem as colocará em prática, que recursos precisam, entre outros pontos fundamentais, para que se chegue a esse objetivo. 

O Plano de Negócios tem que ser realista, carregado de otimismo e pessimismo, pois o equilíbrio de ambos é o que mais se aproxima daquilo que se pode alcançar. 

Ajustando o seu Orçamento

Uma das ferramentas que estará presente no Plano é o Orçamento, que utilizamos para determinar:

• Qual é o resultado desejado?
• O quanto de receita pretendemos ter?
• Quais são os investimentos necessários?
• Quais são os custos e despesas?
• Qual é a inadimplência projetada?
• Quais são as fontes para o Fluxo de Caixa atender de forma eficiente, mês a mês, os nossos compromissos?

Ressalto que jamais deve ser visto somente uma conta de somar e subtrair, mas de avaliar qual o resultado financeiro de cada uma das turmas (ponto de equilíbrio), onde devem investir mais recursos (tempo, capital intelectual e dinheiro) e onde podem ser mais eficientes em custos e despesas recorrentes.

Realizado o orçamento e determinado os elementos necessários para executá-lo, sendo estes as pessoas, parceiros, fornecedores, recursos financeiros, entre outros, você deve avaliar o que já existe em seu negócio e buscar alternativas no mercado.

Precisa qualificar colaboradores? Precisa investir em mídias? Precisa de recursos financeiros de terceiros? A primeira diretriz no campo de atuação deve ser de recolher os elementos necessários para iniciar a implantação do que planejou.

Treine a Arte da Negociação

É necessário que você exerça a arte da negociação da melhor forma possível. Dialogar com o mercado em busca das melhores taxas, tarifas e valores de tudo que compõe o Fluxo de Caixa, de forma que caibam no Orçamento e torne possível as fases do Plano de Negócios. 

A Negociação deve estar ativa em todos os minutos, 365 dias no ano, isso porque sempre haverá espaço para se discutir melhores condições para os seus negócios, novos fornecedores, novos parceiros e novas tecnologias. 

Uma dica importante é que treine constantemente a arte da negociação. Se essa habilidade for bem utilizada, você pode conseguir bons diferenciais nos seus custos.

Inadimplência

Uma das questões sempre apontada como complicada nessa análise não é só a perda dos alunos pelos motivos das crises que passamos, mas também a inadimplência. 

Pela experiência que acumulo no segmento escolar e mercado financeiro, sei que o dirigente desse segmento convive com aqueles que já são rotineiros, conhecidos no mercado, mas também com os que, infelizmente, passam pelas dificuldades que apontamos anteriormente, e se tornaram momentaneamente inadimplentes. 

Novamente, para esse assunto, falemos do Plano de Negócios. A inadimplência é inevitável, precisa ser estimada, mensurada nos planos, e pode ter os seus efeitos atenuados, como a melhoria no sistema de acompanhamento e cobrança, minimização de riscos e capacidade de lidar com os seus efeitos.

Importante revisitar o sistema de matrículas, os dados que serão fornecidos, a certificação dos dados coletados, a história dos responsáveis pelo aluno e o pagamento das obrigações, os sistemas possíveis de análise de crédito, ou seja, a formação de um dossiê checado, e com o reconhecimento de quem verificou as informações e de quem as aprovou. 

Torna-se emergencial desenvolver um processo de acompanhamento e cobrança. A inadimplência é o ponto final de uma ruptura entre a obrigação e o pagamento. O começo sempre é observado em atrasos, que vão se tornando rotineiros, e que sem a abordagem no sentido de conversar com os responsáveis e, por vezes, renegociar as condições acordadas, viram realmente uma constante. 

Uma vez se tornando realmente inadimplentes, possivelmente atravessam iguais condições no mercado perante a bancos, operadoras de telefonia, condomínio, entre outros, e isso torna o recebimento, nesse estágio, cada vez mais difícil. 

Uma certeza que tenho é que sempre há mais chance de receber quem primeiro busca negociar. Sobre os devedores do passado, aqueles que todo dirigente ou financeiro mantém nas gavetas, sugiro mapeá-los e classificá-los. Os recuperáveis ainda têm relacionamento com a escola, ou com o mercado, e visitados nos sistemas de crédito têm restrições pequenas e de baixo valor. Logo, mais suscetíveis a uma renegociação. 

Nesse mapeamento, aparecerão casos extremamente graves no mercado, cujo os seus contatos não respondem mais, e para esses, faça uma cobrança judicial ou registre em prejuízo. 

Esses dados, do que pode ser recuperado ou não, precisam compor o Plano de Negócios, pois onde erramos e acertamos nos exercícios passados nos geram base para o mercado que enfrentaremos a curto prazo, bem como determinarão que receitas ainda podem ser recuperadas. 

Mudanças causadas pela pandemia

Citei novamente o Plano de Negócios, e a parte mais empolgante nele está no que podem e devem oferecer ao mercado, aos responsáveis, aos alunos, para a sociedade em que vivemos. 

A pandemia foi um divisor de águas entre hábitos, necessidades e oportunidades. Ser a mesma escola de antes deste período que atravessamos é uma aposta extremamente arriscada. O desenvolvimento das relações de trabalho e tecnologias foram mudadas de forma acelerada pelas necessidades impostas, visto os riscos de contágio. 

Com isso, aceleramos o contato com pessoas e negócios em outras cidades, estados e países. O mundo rapidamente baixou fronteiras, as interações por meio de conteúdos on-line, aulas, negociações, compras, vendas, ou seja, se tornaram uma rotina, que independente do retorno das atividades presenciais, veio para ficar.

Conclusão

Gerar diferenciais para o corpo discente que permitam adicionar conhecimentos para este novo mundo será um destaque na escolha das escolas, não somente para quem será entregue à educação formal dos alunos, mas para quem entregarão o passaporte deste mundo sedento por novas ideias, profissionais e empreendedores. 

O conhecimento de informática, robótica, idiomas, entre outros, já produz, nos dias de hoje, uma nova forma de linguagem entre oportunidades e necessidades, que vai muito além dos excelentes conteúdos tradicionais entregues no mercado. O Plano de Negócios requer a escolha de parceiros experientes, confiáveis, com reconhecimentos nas regiões que atendem, para que em conjunto desenvolvam essas atividades diferenciadas no ato da escolha por sua instituição.

Reavalie e reconstrua a sua grade educacional. Faça alianças e parcerias que os tornem diferenciais no mercado. É essencial o investimento nos canais de comunicação e tecnologia adequados, mídias sociais, eventos, ou seja, estar em sintonia com a região, o que seja possível para prestar o seu serviço, em seu bairro, em sua cidade, estando presente onde circula o seu público alvo.

Estejam atentos sobre o quanto é importante se comunicar com os responsáveis, mas também desenvolver uma linguagem atrativa para os alunos, porque a influência no momento de decidir caminha nesses dois personagens.

Feitas as análises, passadas essas expertises, lembro que um Plano sem Ação não é nada. Seria semelhante àquelas promessas de virada de ano, que ficam somente nas promessas. Por fim, retorno ao empresário Abílio Diniz, na mesma entrevista citada no início deste artigo, onde ele também diz que:

“O momento não é de retomada, mas de explosão na economia. (…) O mundo hoje caminha numa velocidade extraordinária. Você tem de estar muito disposto a aprender e a usar esse aprendizado naquilo que você faz. Quem não faz isso, evidentemente, fica para trás.” 

Vivemos o momento de sentar, planejar, escolher os parceiros, as equipes, as lideranças, visitarmos o mercado, negociarmos, formarmos e fortalecermos alianças e cumprir o papel de protagonistas, que sempre exerceram nas famílias, de serem a extensão dos lares, de contribuir para a formação da sociedade do presente e do futuro. 

Jamais podemos pensar em perdermos as oportunidades e ficarmos para trás. O papel de formadores de pessoas é indelegável. É o que lhes motiva todas as manhãs. Com as medidas e pessoas certas, seguirão fazendo a diferença. Saúde e Sucesso Sempre. 

Quer saber como construir uma campanha de matrículas com toda a equipe escolar? Então acesse o nosso artigo clicando aqui.

Luiz Fernando Bastos é Sócio Diretor na Ágil Consultoria e Treinamento e Professor Convidado na Fundação Getulio Vargas e Live University.