Gestão escolar na crise: ferramentas para manter o seu negócio

Nem nos nossos mais profundos sonhos ou pesadelos, imaginávamos viver o que estamos vivendo. Economia derretendo, pessoas morrendo, hospitais superlotados, enquanto temos escolas fechadas e vazias. Nem com as guerras mundiais vimos esse quadro educacional global. Isso nos motivou a pensar na entrega que podemos fazer e, por isso, separamos algumas ferramentas para manter o seu negócio.

Essa situação está acarretando mudanças profundas em nosso jeito de ser, de olhar a vida e de nos comportar diante de conflitos. Creio que saiamos melhores, mais resilientes, mais pacientes e dando mais valor à vida e aos relacionamentos interpessoais. Mas para isso, é preciso dar muita atenção à gestão escolar na crise.

A escola é um ambiente social, de contato, de compartilhar; sendo assim, é um dos espaços que mais sofre com essa crise sanitária mundial. Como lidar com essa situação? Esse é um grande desafio aos gestores das escolas, principalmente das privadas, as quais, em meio à desordem, precisam, ainda, manter as finanças saudáveis.

Os gestores necessitam de uma postura equilibrada nesse caos e devem manter as competências socioemocionais em alta: estamos no momento da reinvenção, da adaptação ao novo momento. Nunca se falou tanto em educação mediada por tecnologia, apesar da falta de equidade em toda nação, no que tange ao controle de acesso.

É válido lembrar que estamos expostos nas aulas on-line: os pais que estão acostumados a ver Netflix, agora, estão assistindo às aulas com seus filhos, que foram feitas nas próprias casas dos professores. Óbvio que estamos aquém do que gostaríamos. Nosso despreparo ficou evidente.

Em meio ao transtorno, a gestão financeira deve ser transparente, pois a gestão da educação presencial é diferente da virtual. Precisa-se controlar essa carga horária, do aluno em casa e do professor em home office. Se usarmos todo o tempo do professor agora, como será depois? E se precisarmos repor algumas aulas? Precisamos pensar que, quando esses alunos retornarem, será necessário um tempo de reposição.

A qualidade educativa e o ganho da aprendizagem têm de ser garantidos. Por isso, o tempo de reposição deve ser definido pela escola, de modo individual, face ao que foi trabalhado, ao que o aluno produziu e diante da avaliação diagnóstica, que deve ser feita no retorno presencial, pós-pandemia.

Em momentos de crise, é comum que algumas pessoas pensem em cancelar a matrícula, adiar pagamentos e outras ações que podem travar o bom funcionamento financeiro da instituição. Com aulas presenciais adiadas e a possibilidade de inadimplência, é crucial pensar em algumas estratégias.

Estratégias simples para combater a inadimplência

1. Programe um desconto solidário na mensalidade, se for o caso. Em casos extremos, como cidades em quarentena, veja a possibilidade de reduzir ao máximo o valor da mensalidade – cobrindo o custo do serviço por aluno da instituição;
2. Mostre que a escola mantém atividades remotamente, justificando seus gastos para manutenção do serviço;
3. Automatize os lembretes de pagamento no Sistema de Gestão Escolar, evitando a inadimplência por esquecimento;
4. Abra um canal de atendimento e mantenha o contato próximo com as famílias. Mostre disposição para pensar sobre novas estratégias de manter o ensino – mesmo que a distância – e busque alternativas aplicáveis.

É sempre bom lembrar que a reação é em cadeia: se a instituição não arrecada o valor necessário para manter a infraestrutura e os funcionários, muitas pessoas (e suas finanças) serão afetadas. Por isso, é preciso encontrar alternativas em conjunto: escola, família e colaboradores, bem como acompanhar as deliberações governamentais. A atual situação é coletiva e todas as medidas impactam a comunidade.

Em tempo de excelência financeira, é preciso conhecer muito bem seus custos fixos e variáveis. Eis algumas dicas para evitar inadimplência:

1. Envie os boletos com antecedência de, no mínimo, 10 dias (caso já não tenha enviado os boletos do ano);
2. Envie um SMS ou outra forma de lembrete, na véspera do pagamento;
3. Ao receber a confirmação do pagamento, agradeça;
4. Se o pagamento não for confirmado em 5 dias úteis, mande um e-mail de lembrete, de forma bem cordial;
5. Após 10 dias de atraso, ligue;
6. Escute cada caso, evite rescisões contratuais, priorizando pausas nos pagamentos.

Lembre-se: nosso contrato educacional está pautado no ano letivo: o que as famílias contrataram foi o ano letivo e esse será cumprido. Seja presencial ou semi, em decorrência da situação mundial. Os pais precisam saber que o contrato cita uma anuidade e que a mesma foi parcelada, para eles, mensalmente.

Saiba se manter presente, mesmo à distância

A escola não pode desaparecer nesse período de quarentena. Marque sua presença e a sua importância na vida familiar. Para efetivar isso, envie regularmente:

• vídeos da escola, mostrando como sentem falta dos alunos;
• posts sobre as aprendizagens efetivadas durante os primeiros meses de aula;
• chamadas sobre os projetos da escola;
• informes sobre o posicionamento da escola diante da pandemia;
• roteiros de estudos para as atividades remotas;
• estabeleça um canal de atendimento, no formato de um SAC, no qual as famílias poderão tirar as suas dúvidas.
• utilize-se das plataformas disponíveis para garantir momentos/aulas síncronas e não somente assíncronas.

Atenção: as atividades devem ser acompanhadas (ou verificadas), ou seja, é imprescindível saber o que os alunos estão fazendo.

Não esqueça os três Cs

Tendo em vista esse cenário, o momento exige de nós:

1. Cautela: é preciso replanejar financeira e pedagogicamente. Não façam nada correndo. Sentem-se em equipe (virtualmente) e definam um planejamento “pé no chão”, racionalmente. Elenque quais estratégias serão adotadas agora (no presente) e quais poderão ser adotadas (no futuro);
2. Comunicação: um dos grandes problemas de qualquer empresa. É preciso comunicar-se bem. Quem não tinha um aplicativo de comunicação que garantisse a presença virtual, perdeu mais e talvez tenha sofrido para estabelecer um elo com professores (em casa) e com as famílias;
3. Controle e monitoramento: é preciso saber o que está acontecendo. Tanto nas questões pedagógicas quanto nas financeiras. Existem contas que vão diminuir, agora, como a energia elétrica e a água, mas pode ter um considerável aumento de outras, talvez com pacote de internet ou rede de celular.

Sugiro que os diretores façam um excelente vídeo sobre o trabalho dos professores, da pesquisa que estão fazendo, dos bons conteúdos que estão buscando. Tudo isso demanda muito tempo. É conveniente que essas ações sejam apresentadas para os pais (que os professores estão em trabalho remoto, também estão em terreno alheio – o da tecnologia – e nem todos estavam habituados a todas essas novidades).

Novamente, comunicação é a chave. Lembrem no vídeo que existirá uma reposição das aulas e os professores estarão lá, para ministrarem presencialmente cada uma delas.

Todas as crises passam. Essa também vai passar. Mostre empatia, conheça bem o negócio e tenha cautela nas ações. Você e eu sairemos muito melhores! Onde todos veem crise, os vencedores enxergam oportunidades. Lembrem-se disso!