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Gestor equilibrando em uma balança as finanças e o pedagógico com um plano de ação financeiro escolar

Como criar um plano de ação financeiro escolar capaz de equilibrar qualidade de ensino e preço da mensalidade?

Como gestor, você deve saber que o funcionamento de uma escola ultrapassa as funções de professor e aluno. Além deles, existe uma grande equipe trabalhando para que a instituição caminhe e, nesse sentido, é fundamental ter um plano de ação financeiro escolar bem estruturado. Afinal, a forma como as contas são organizadas impactam diretamente no desenvolvimento da escola.

E quando falamos em gestão financeira, é impossível não incluir o processo de definir o preço das mensalidades na discussão. Estabelecer um valor justo, sem que isso afete negativamente a qualidade do ensino oferecido, pode ser um desafio. Por isso, o Edify preparou este conteúdo para te ajudar nessa tarefa. Veja só!

Descubra como fazer um plano de ação financeiro escolar eficiente

Antes de começarmos a falar sobre a precificação das mensalidades, é importante que você entenda como fazer um planejamento financeiro eficaz na instituição como um todo.

Primeiramente, lembre-se de que sua escola é uma empresa e, assim como qualquer outra, existe a circulação de capital, custos com reparos, manutenção do patrimônio, investimentos em diferentes recursos e outros aspectos que representam a entrada e saída de dinheiro do caixa. Com isso em vista, o que é necessário para gerenciar as finanças da escola sem prejudicá-la?

Uma boa administração envolve monitorar os processos de planejamento das atividades ligadas às finanças da instituição, além de analisar e controlar tudo o que estiver relacionado a isso. Os primeiros passos para equilibrar as contas da escola sem sacrificar a qualidade do ensino, são os descritos a seguir.

Siga o planejamento estratégico

Da mesma forma que qualquer outro empreendimento, uma escola também precisa de um plano estratégico para guiar suas ações como gestor, bem como de toda comunidade escolar. Isso é essencial para reconhecer possíveis fraquezas, forças, ameaças e futuras oportunidades, construindo meios praticáveis para superar obstáculos e promover seu crescimento.

Nesse sentido, é com o plano de ação financeiro escolar que a instituição será capaz de lidar com situações negativas, além de identificar os recursos que lhe permitem se destacar perante a concorrência. Assim, é necessário avaliar os objetivos de curto, médio e longo prazo da instituição e as tendências do mercado.

Considere os fatores pedagógicos

Dissemos mais acima que sua escola é uma empresa como qualquer outra e, por isso, deve ser lucrativa. Contudo, ela não deixa de ser uma instituição de ensino e, assim, o aspecto pedagógico deve ficar sempre em primeiro plano.

Isso porque, é por meio do plano pedagógico que você conseguirá visualizar os custos anuais, sejam eles fixos ou variáveis. Com todos os detalhes bem organizados, direcionar os recursos certos para os locais adequados não será um problema.

Monitore as contas e otimize recursos com o plano de ação financeiro escolar

Além de montar um planejamento financeiro eficiente, você também precisa acompanhar as transações do dia a dia, controlando algo que chamamos de fluxo de caixa. São com esses dados que poderá identificar quanto dinheiro entra e sai da sua escola.

Com um monitoramento organizado, é possível descobrir porque não sobra dinheiro no fim do ano, por exemplo; estudando os dados com atenção, fica fácil entender por onde os recursos estão escoando. Fatores como a compra excessiva de materiais de limpeza ou itens de papelaria para escritório podem impactar negativamente nos lucros da instituição.

Depois de identificar onde existe desperdício de recursos, você pode adotar medidas para otimizar a distribuição do capital para os diferentes setores da escola. Tais medidas podem representar um controle mais eficaz do estoque de produtos de limpeza e papelaria, por exemplo.

Saiba como precificar as mensalidades escolares sem assustar os responsáveis

Agora que você já entende a importância de ter um plano de ação financeiro escolar, vamos falar sobre definir as mensalidades. Sabemos que se trata de uma tarefa mais complicada do que parece, afinal, é necessário considerar uma série de fatores, como investimentos feitos com material didático, infraestrutura e corpo docente.

E não é só isso! Também há o desafio de entender a instituição como um centro educacional, cuja prioridade é levar ensino de qualidade, em vez de enxergá-la somente como uma corporação que gera lucros.

Nesse sentido, é imprescindível encontrar o equilíbrio entre aplicar os valores justos, ao mesmo tempo em que oferece educação de ponta. Felizmente, existe uma forma de alcançar esse objetivo, analisando os seguintes pontos.

Analise a capacidade da escola

Analise a quantidade de alunos que a sua instituição está preparada para receber. Assim, leve em conta a infraestrutura da escola e o cronograma anual, que inclui as atividades do ano letivo e a carga horária total. Na prática, tenha em mente as seguintes informações:

  • capacidade máxima de alunos que sua escola comporta;
  • taxa de ocupação anual;
  • quantidade de dias letivos no mês;
  • média da carga horária dos estudantes.

Estime o número de alunos por turma

Normalmente, as turmas do Ensino Infantil, Fundamental e Médio atraem uma quantidade de alunos diferente. Portanto, você deve aplicar a análise descrita acima para cada classe separadamente. Dessa forma, poderá fazer uma gestão adequada a cada realidade.

Acompanhe os custos por cada turma

Não é novidade que cada turma contém despesas distintas. Por exemplo: turmas do Ensino Infantil precisam de uma estrutura que comporte uma brinquedoteca e espaço de soneca. No caso dos estudantes do Ensino Fundamental e Médio, precisam de locais que permitam o estudo prático das matérias, como laboratórios de informática e de ciências.

Também é preciso considerar o material que cada turma utiliza para o estudo durante as aulas, atividades extras e as despesas de manutenção dos professores. Sem colocar todos esses fatores “na ponta do lápis”, você corre um alto risco de errar feio na hora de precificar as mensalidades.

Veja como manter a qualidade do ensino em harmonia com o valor das mensalidades

Depois de considerar todos os custos que envolvem sua instituição — desde a infraestrutura até as campanhas de marketing planejadas para cada turma —, você precisa encontrar um meio de aplicar todas essas despesas na mensalidade, sem abrir mão de oferecer uma educação de qualidade.

Com a pandemia do Coronavírus, as escolas precisaram funcionar virtualmente para manter o distanciamento. Atualmente, já começamos a nos preparar para retornar às aulas presenciais. Porém, ainda existem instituições que preferem continuar com o ensino à distância parcialmente, adotando o ensino híbrido.

Essa escolha pode representar uma economia nos custos de manutenção da sua escola. Recursos que antes iriam integralmente para a estrutura física do ambiente, agora podem ser aplicados no aprimoramento das metodologias de aprendizagem e na atualização do corpo docente, por exemplo.

Ainda tem mais! Sua escola também pode adotar outras estratégias para manter a qualidade do ensino, sem abrir mão de uma infraestrutura de ponta, ao mesmo tempo em que consegue cobrar um valor justo nas mensalidades. São eles:

  • promover a interação entre professores e alunos;
  • estimular o uso de tecnologia em sala de aula;
  • manter os materiais didáticos em constante atualização;
  • montar um corpo docente altamente qualificado;
  • investir na implementação de um programa bilíngue.

Fechar uma parceria com um programa bilíngue na escola é uma ótima forma de manter a qualidade do ensino sem a necessidade de cobrar uma mensalidade muito alta. O Edify, por exemplo, oferece excelência acadêmica no ensino da língua inglesa, contribuindo para que os estudantes se tornem bilíngues, sem pesar no capital da instituição.

E não é só isso! Ter um programa bilíngue representa um diferencial que impacta positivamente na gestão escolar, pois atrai e retém mais alunos. Para te ajudar nesse processo, oferecemos soluções modulares em inglês que se adaptam às necessidades pedagógicas da sua escola.

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